Учёт запасов в кафе и ресторане

Что относится к запасам в общепите: продукты, тара, инвентарь

Запасы в кафе и ресторане — это продукты для приготовления блюд, упаковка для доставки, одноразовая посуда, инвентарь кухни (ножи, доски, кастрюли). Согласно ПБУ 5/01, запасами считается всё, что используется при производстве продукции и продаётся в течение года. Алкоголь, напитки, специи, мясо, овощи — всё это запасы. Тара многоразового использования (банки, бутылки) тоже запас, если стоимость меньше лимита основных средств.

Как принять запасы к учёту: первичка и счета бухучёта

При поступлении продуктов оформляем товарную накладную или УПД от поставщика. Проверяем количество, качество, сроки годности — составляем приходный ордер или акт приёмки. В бухучёте проводка: Дт 10 «Материалы» Кт 60 «Расчёты с поставщиками». Если работаете на ОСН, НДС выделяете отдельно: Дт 19 Кт 60. На УСН входной НДС включаете в стоимость запасов — проводка одна, без счёта 19.

Техкарты и калькуляционные карты: зачем нужны и как составить

Техкарта — документ, где прописан состав блюда с нормами расхода каждого ингредиента. Например, на порцию борща: говядина 120 г, свёкла 80 г, капуста 60 г. Калькуляционная карта считает себестоимость: умножаем нормы из техкарты на закупочную цену продуктов. Техкарты утверждает руководитель, храним бессрочно. Без них нельзя обосновать списание — налоговая откажет в расходах.

Списание продуктов по факту реализации блюд

Продукты списываем на расходы в день реализации блюда — когда пробит чек или выписан акт для банкета. Проводка: Дт 20 «Основное производство» Кт 10. Основание — отчёт официанта или Z-отчёт кассы плюс техкарта. Если на УСН «доходы минус расходы», расходы признаём в момент списания продуктов в производство и оплаты поставщику. Нельзя списать всё закупленное сразу — только по факту продажи блюд.

Инвентаризация запасов: как часто проводить и что проверяет налоговая

Обязательная инвентаризация — раз в год перед годовой отчётностью. В общепите часто проводим раз в месяц или квартал, чтобы отследить недостачи и пересортицу. Комиссия пересчитывает продукты на складе, сверяет с данными учёта, оформляет инвентаризационную опись. Налоговая при проверке смотрит, совпадают ли остатки с закупками и списанием — расхождения без объяснений вызовут вопросы.

Учёт потерь, боя и естественной убыли

Естественная убыль (усушка, утруска при варке, заморозке) списывается в пределах норм из постановления Правительства № 1137. Например, мясо при варке теряет вес — это нормально. Превышение норм или бой посуды, порча продуктов списываем за счёт виновных лиц или на прочие расходы (Дт 91.02 Кт 10). Потери без документов (акта о порче, объяснительной) налоговая не признает расходом.

Особенности для УСН и ОСН: когда учитывать расходы

На ОСН продукты уменьшают налог на прибыль в момент списания в производство. На УСН «доходы минус расходы» учитываем расход после двух событий: оплатили поставщику и списали в производство (реализовали блюдо). Если купили продукты в декабре, а продали блюда в январе — расход в январе. На УСН «доходы» стоимость продуктов вообще не влияет на налог.

Типовые ошибки в учёте запасов общепита

Частая ошибка — списание продуктов без привязки к выручке. Купили мясо, сразу отнесли на расходы, а реализация блюд в следующем месяце — налоговая доначислит налог. Вторая ошибка — отсутствие техкарт или несоответствие фактического расхода нормам. Третья — игнорирование инвентаризации: недостачи без документов списать нельзя, повиснут на балансе. Если сомневаетесь в правильности текущего учёта, закажите проверку в разделе бухгалтерия для общепита — разберём документы и найдём риски до налоговой.

Оставьте заявку на консультацию через форму на сайте, по телефону или в Telegram — разберём учёт запасов в вашем заведении и настроим документооборот под требования налоговой.

Частые вопросы

Можно ли списать продукты на расходы сразу при покупке? Нет. Продукты списываются на расходы только после реализации блюд — когда пробит чек или выписан акт. Покупка формирует запасы на складе, а расход возникает при фактическом использовании в производстве. Налоговая требует подтверждения выручкой: без неё списание не признают.

Обязательны ли техкарты для учёта в кафе? Да, техкарты обязательны. Они подтверждают нормы расхода продуктов на каждое блюдо и служат основанием для списания. Без техкарт невозможно доказать обоснованность расходов при проверке — налоговая откажет в признании затрат.