Кадровый учёт на аутсорсинге
2026-09-28 · Елена Любицкая
Что такое кадровый аутсорсинг и чем отличается от штатного кадровика
Кадровый аутсорсинг — это когда всю работу с кадровыми документами делает внешний подрядчик: оформляет приказы, ведёт трудовые книжки, считает отпуска, готовит отчёты в СФР. Вы передаёте данные о приёме или увольнении сотрудника, подрядчик готовит пакет документов, вы только подписываете.
Штатный кадровик работает только на вашу компанию и получает зарплату каждый месяц, даже если документов мало. На аутсорсинге платите за объём: количество сотрудников или кадровых событий. Если штат 5 человек и за месяц никто не увольнялся и не уходил в отпуск, счёт будет меньше.
Что входит в кадровое обслуживание на аутсорсе
Базовый пакет обычно включает:
— Подготовку трудовых договоров, допсоглашений, приказов о приёме, переводе, увольнении по шаблонам из ст. 57, 67, 68 ТК РФ
— Ведение личных дел, учёт отпусков и больничных
— Формирование табеля, расчёт стажа для отпусков
— Заполнение СТД-Р и ведение электронных трудовых книжек
— Подготовку отчётности в СФР (ЕФС-1), статистику в Росстат
— Консультации по спорным ситуациям: можно ли уволить за прогул, как оформить удалённую работу
Расширенный пакет может добавлять экспресс-аудит кадровых документов, помощь при проверке ГИТ, разработку локальных актов (положение об отпусках, правила трудового распорядка). Если нужна полная картина учёта, стоит заказать бухгалтерское обслуживание вместе с кадрами — так подрядчик видит всю цепочку от зарплаты до отчётов и не будет нестыковок.
Сколько стоит кадровый аутсорсинг
Цены зависят от численности и модели оплаты:
Абонемент за сотрудника в месяц — от 500 до 1 500 ₽. При штате 10 человек выйдет 5 000–15 000 ₽/мес. Чем больше людей, тем ниже цена на одного.
Оплата за событие — трудовой договор 1 500–3 000 ₽, приказ об отпуске 500–800 ₽, увольнение 2 000–4 000 ₽. Подходит микробизнесу с редкими изменениями.
Комплект с бухгалтерией — часто кадры включают в общий пакет обслуживания со скидкой от отдельного прайса.
Для сравнения: зарплата штатного кадровика в регионах 35 000–50 000 ₽, в Москве от 60 000 ₽. С НДФЛ и взносами получается больше. Аутсорс окупается при небольшом штате.
Плюсы и минусы аутсорсинга кадрового учёта
Плюсы:
— Не нужно содержать кадровика на полной ставке, если штат небольшой
— Подрядчик следит за изменениями законодательства (приказы Минтруда, новые формы СФР)
— Замена специалиста в отпуске или на больничном — проблема подрядчика, не ваша
— Снижаете риск штрафов: опытный подрядчик знает требования Приказа Росархива № 236 по хранению документов и порядок заполнения форм
Минусы:
— Подрядчик не сидит в офисе, нужно передавать данные дистанционно (сканы, электронная подпись)
— Если подрядчик ошибся, штраф всё равно выпишут на вас, хотя потом можно взыскать с него по договору
— При большом штате и постоянных кадровых изменениях аутсорс может выйти дороже своего кадровика
Как выбрать подрядчика и что проверить в договоре
Перед подписанием проверьте:
Опыт и репутацию — попросите примеры кейсов, отзывы, спросите, сколько клиентов обслуживают сейчас
Состав услуг — что входит в абонентскую плату, что считается дополнительно, кто готовит ответ на требование ГИТ
Ответственность — есть ли пункт о компенсации штрафов, если ошибка на стороне подрядчика
Сроки — за сколько дней готовят документы после вашей заявки (обычно 1–3 рабочих дня)
Конфиденциальность — подрядчик работает с персональными данными сотрудников, должно быть соглашение о неразглашении
Избегайте размытых формулировок вроде «консультационная поддержка по кадрам» без списка конкретных документов. Хороший договор перечисляет: сколько трудовых договоров в месяц, сколько приказов, какие отчёты.
Когда кадровый аутсорсинг выгоднее штатного специалиста
Аутсорс имеет смысл, если:
— Штат небольшой и кадровых событий немного
— Вы открыли бизнес недавно и численность растёт постепенно
— Работаете удалённо, нет смысла держать офис и сажать туда кадровика
— Были штрафы от ГИТ, хотите передать ответственность профильной компании
Штатный кадровик нужен, если штат большой, частые переводы и командировки, есть сложная система премий и надбавок, которую нужно отражать в допсоглашениях каждый месяц. В таких условиях поток задач настолько плотный, что аутсорс не успевает или выходит дороже.
Если сомневаетесь, стоит ли передавать кадры на аутсорсинг, оставьте заявку через форму на сайте, по телефону или в Telegram — разберём ваш штат, посчитаем стоимость и покажем, сколько сэкономите по сравнению со штатным специалистом.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли полностью передать кадровый учёт на аутсорсинг?
Да, можно передать все операции — от приёма до увольнения, ведение личных дел, табелей, отпусков. Но подписывать приказы и трудовые договоры всё равно будет директор или сотрудник с доверенностью, потому что по Трудовому кодексу работодатель — это юрлицо или ИП, а не внешний подрядчик.
Кто отвечает за ошибки в кадровых документах при аутсорсинге?
Формально штраф по ст. 5.27 КоАП выписывают на компанию-работодателя и на директора лично. В договоре можно прописать, что подрядчик компенсирует штрафы, если ошибка произошла по его вине. Мы всегда включаем такой пункт об ответственности и страхуем риски через проверку документов вторым специалистом.
Частые вопросы
Можно ли полностью передать кадровый учёт на аутсорсинг? Да, можно передать все операции — от приёма до увольнения, ведение личных дел, табелей, отпусков. Но подписывать приказы и трудовые договоры всё равно будет директор или сотрудник с доверенностью, потому что по Трудовому кодексу работодатель — это юрлицо или ИП, а не внешний подрядчик.
Кто отвечает за ошибки в кадровых документах при аутсорсинге? Формально штраф по ст. 5.27 КоАП выписывают на компанию-работодателя и на директора лично. В договоре можно прописать, что подрядчик компенсирует штрафы, если ошибка произошла по его вине. Мы всегда включаем такой пункт об ответственности и страхуем риски через проверку документов вторым специалистом.