Кадровый учёт на аутсорсе
2026-10-08 · Елена Любицкая
Что входит в кадровый учёт на аутсорсинге
Кадровый аутсорсинг — это когда внешний подрядчик ведёт документы по сотрудникам вместо штатного кадровика. В базовый пакет обычно входит: подготовка трудовых договоров и допсоглашений, оформление приказов о приёме, переводе, увольнении, ведение личных дел и табеля, расчёт отпусков и больничных, формирование СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД для ПФР. Подрядчик готовит документы, вы — подписываете и передаёте сотрудникам.
Расширенный пакет может включать воинский учёт, оформление командировок, подготовку документов для проверки ГИТ, консультации по спорам с работниками. Электронные трудовые книжки и кадровую отчётность ведут почти все подрядчики.
Когда выгоднее аутсорс, а когда — штатный кадровик
Аутсорс выгоден, когда в штате до 15–20 человек. Штатный кадровик обходится в 50–70 тысяч рублей в месяц (зарплата + налоги + рабочее место). Аутсорсинг для 10 сотрудников — 10–15 тысяч.
Когда штат переваливает за 30 человек и текучка высокая, штатный кадровик становится выгоднее: он быстрее реагирует, знает внутренние процессы, может взять на себя ещё и делопроизводство. Если нужно каждый день оформлять по несколько приёмов и увольнений — аутсорс начнёт тормозить.
Ещё один фактор — удалённость. Если у вас несколько точек в разных городах, аутсорс удобнее: подрядчик работает из своего офиса, документы подписываете электронно или курьером.
Сколько стоит кадровый аутсорсинг: три модели ценообразования
За сотрудника. Платите фиксированную сумму за каждого в штате — от 500 до 1500 рублей в месяц. Чем больше людей, тем ниже ставка. Подходит для стабильного штата без частых изменений.
Абонентская. Фиксированная плата за месяц независимо от количества сотрудников — от 8 до 25 тысяч. Выгодно при штате от 15 человек и выше. В абонемент обычно входит определённое количество операций (например, до 10 приказов), сверх лимита — доплата.
Разовая. Платите за конкретные операции: оформление приёма — 1500–3000 рублей, увольнение — 1500–2500, подготовка пакета под проверку ГИТ — от 15 тысяч. Подходит для компаний с редкими кадровыми движениями.
Что проверяет ГИТ и какие документы должны быть в порядке
Инспекция труда приходит плановым или внеплановым рейдом и требует: трудовые договоры (обязательны по ст. 67 ТК РФ), личные дела с приказами, должностные инструкции, график отпусков, табель учёта рабочего времени, журнал инструктажей по охране труда, локальные акты (правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда).
Типичные штрафы: отсутствие трудового договора — от 50 до 100 тысяч на компанию, не оформленная электронная трудовая — до 50 тысяч, нет графика отпусков — до 50 тысяч. Если кадровый учёт ведёт подрядчик, он готовит все эти документы заранее и держит актуальными.
Как выбрать подрядчика и что прописать в договоре
Смотрите на опыт в вашей отрасли: если у вас производство, подрядчик должен знать особенности сменного графика и вредных условий. Проверьте, есть ли у него клиенты с похожим штатом — попросите контакты для обратной связи.
В договоре пропишите конкретный перечень услуг, сроки подготовки документов (обычно 1–2 рабочих дня), порядок обмена документами, ответственность за ошибки (возмещение штрафов ГИТ), условия хранения персональных данных, срок уведомления о расторжении. Если подрядчик не готов включить пункт об ответственности — это тревожный знак.
Восстановление кадрового учёта: когда нужно и сколько занимает
Восстановление требуется, когда учёт не вёлся вообще или вёлся с грубыми ошибками: нет подписанных договоров, приказы оформлены задним числом, СЗВ-отчёты не сдавались. Обычно это вылезает перед проверкой ГИТ или когда сотрудник увольняется и требует документы.
Подрядчик собирает всю информацию (даты приёма, должности, оклады), восстанавливает пакет документов в хронологии, оформляет недостающие приказы, подаёт корректирующие отчёты в ПФР. На 10 сотрудников восстановление за 2–3 года занимает 2–4 недели и стоит от 30 до 80 тысяч — зависит от степени хаоса.
Как подключить кадровый аутсорсинг: пошаговая схема
Вы заключаете договор, передаёте подрядчику копии трудовых договоров, личных дел, последние отчёты СЗВ, доступ в личный кабинет ПФР (или выписку). Подрядчик проводит аудит документов — выявляет пробелы и ошибки, которые нужно устранить.
Если всё в порядке, переходите на текущее ведение: вы сообщаете о новых приёмах, увольнениях, отпусках, подрядчик готовит приказы и отчёты. Документы подписываете электронно или сканом, оригиналы передаёте курьером или почтой. Если нужно, подрядчик совмещает кадровый учёт с бухгалтерским обслуживанием — удобнее передать всё одной компании.
Нужна помощь с кадровым учётом или его восстановлением — оставьте заявку через форму на сайте, по телефону или в Telegram. Разберём вашу ситуацию и предложим схему работы.
Частые вопросы
Можно ли полностью передать кадровый учёт на аутсорс? Да, можно передать всё: оформление приказов, ведение личных дел, расчёт отпусков, формирование СЗВ-отчётов. Но директор остаётся работодателем по закону — он подписывает трудовые договоры и приказы, которые готовит подрядчик. Полномочия на подписание делегировать нельзя, ответственность за соблюдение ТК РФ тоже остаётся на компании.
Кто несёт ответственность за ошибки в кадровых документах при аутсорсинге? Формально — работодатель, то есть ваша компания. ГИТ выписывает штрафы директору и организации, а не подрядчику. Поэтому в договоре важно прописать, что подрядчик возмещает штрафы, если ошибка произошла по его вине. На практике подрядчики с опытом включают такой пункт сами и держат профессиональную страховку ответственности.