Кадровый аутсорсинг

Что такое кадровый аутсорсинг и когда он нужен

Кадровый аутсорсинг — это когда ведение кадрового учёта передаёте внешнему подрядчику. Он оформляет приказы, ведёт личные дела, следит за отпусками и больничными, сдаёт отчёты в СФР и ФНС. Вы платите ежемесячный абонемент вместо зарплаты штатному кадровику.

Аутсорс выгоден, когда сотрудников немного и держать отдельного специалиста дорого. Ещё одна ситуация — кадровик уволился, а искать замену долго. Или учёт не вели совсем, накопились ошибки, и нужно восстановить документы перед проверкой ГИТ.

Что входит в кадровый аутсорсинг: список задач

Подрядчик ведёт кадровый учёт по Трудовому кодексу — оформляет приём, перевод, увольнение, готовит приказы по форме Т-1, Т-5, Т-8. Ведёт личные дела: трудовые договоры, допсоглашения, должностные инструкции. Формирует график отпусков, оформляет отпуска и больничные, считает стаж для отпускных.

Каждый месяц сдаёт отчёты: СЗВ-ТД при приёме и увольнении, ЕФС-1 по травматизму, 6-НДФЛ с данными по зарплате. Ведёт учёт рабочего времени — табель формы Т-13. Готовит документы для проверок ГИТ: локальные акты, журналы регистрации приказов, ознакомления с инструкциями.

Если нужно полное бухгалтерское обслуживание вместе с кадровым учётом, выбирайте комплексный пакет — так дешевле, чем два отдельных подрядчика.

Восстановление кадрового учёта при переходе на аутсорс

Если кадровый учёт не вели или вели с ошибками, подрядчик сначала проводит восстановление. Запрашивает копии трудовых договоров, приказов о приёме, переводах, увольнениях. Сверяет данные с отчётами в СФР — проверяет, все ли сотрудники там отражены, совпадают ли даты приёма.

Оформляет недостающие документы: приказы задним числом (если это возможно по закону), должностные инструкции, ознакомления с локальными актами. Исправляет ошибки в трудовых договорах — например, неверные реквизиты или отсутствие обязательных условий. Формирует личные дела в правильном порядке.

Восстановление занимает от недели до месяца в зависимости от количества сотрудников и глубины проблем. Оплачивается отдельно — обычно фиксированной суммой, не входит в абонемент.

Сколько стоит кадровый аутсорсинг для ИП и ООО

Цена зависит от количества сотрудников. Для ИП и ООО с небольшим штатом аутсорсинг обходится дешевле, чем содержание штатного специалиста. Чем больше сотрудников, тем выше ежемесячная стоимость.

Для сравнения: зарплата штатного кадровика плюс взносы — около 45 000 рублей расходов в месяц. Если сотрудников немного, аутсорсинг значительно дешевле.

Восстановление учёта стоит отдельно — зависит от количества сотрудников и объёма ошибок. Если документы совсем не оформлялись, цена будет выше.

Плюсы и минусы аутсорсинга кадрового учёта

Плюсы: экономия на зарплате и взносах, не нужно искать замену при увольнении, подрядчик следит за изменениями законов, снижается риск штрафов от ГИТ. Ответственность за ошибки несёт подрядчик — это прописывается в договоре.

Минусы: нет сотрудника в офисе, который оперативно решит вопрос на месте. Нужно передавать документы удалённо — сканы или курьером. Если подрядчик перегружен, ответ на запрос может прийти не сразу.

Ещё момент: за грубые нарушения — например, неоформленного сотрудника — штраф получит компания, даже если учёт ведёт подрядчик. Исполнитель возместит штраф по регрессу, но проверку и разбирательство проходит заказчик.

Как выбрать подрядчика для кадрового аутсорсинга

Проверьте опыт: сколько лет компания на рынке, сколько клиентов обслуживает, есть ли кейсы в вашей отрасли. Уточните, кто конкретно будет вести учёт — один специалист или команда. Если один, спросите, кто подменит при отпуске или болезни.

Посмотрите договор: прописана ли ответственность за ошибки, есть ли страховка профрисков, какие документы подрядчик обязан готовить. Узнайте, как быстро отвечают на вопросы — в течение часа, дня или только в определённые часы.

Сравните цены, но не выбирайте самое дешёвое предложение. Если цена существенно ниже рынка, скорее всего, часть задач не включена в базовый пакет или специалисты перегружены.

---

Нужна помощь с кадровым учётом? Оставьте заявку через форму на сайте, по телефону или в Telegram — обсудим задачу и подберём подходящий вариант.

Частые вопросы

Можно ли передать кадровый учёт на аутсорс, если раньше его не вели? Да. Подрядчик сначала проводит восстановление: запрашивает копии трудовых договоров, приказов, проверяет расхождения с отчётами в СФР и ФНС, оформляет недостающие документы. Затем начинает вести учёт с текущего момента. Восстановление оплачивается отдельно — обычно фиксированной суммой в зависимости от количества сотрудников и глубины проблем.

Чем отличается кадровый аутсорсинг от разового кадрового консалтинга? Аутсорсинг — это регулярное ведение учёта: каждый месяц оформляем приказы, отпуска, больничные, сдаём отчёты. Консалтинг — разовая услуга: проверили документы, дали рекомендации, ушли. Если нужна постоянная поддержка, выбирайте аутсорсинг. Если разобраться с конкретной ситуацией или подготовиться к проверке — консалтинг.