ЭТрН: сроки, кого касается, как внедрить

Что такое ЭТрН и чем отличается от бумажной накладной

Электронная транспортная накладная — это цифровой документ, который заменяет бумажную ТТН при перевозке грузов. Формируется в системе электронного документооборота, подписывается усиленной электронной подписью грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. Данные сразу уходят в ФНС, что даёт налоговой прямой доступ к информации о движении товаров.

Бумажную накладную водитель везёт с собой, заполняет вручную, подписи ставят шариковой ручкой. ЭТрН существует только в электронном виде — водитель показывает инспектору на дороге QR-код или номер документа, по которому тот видит накладную в системе.

Когда ЭТрН станет обязательной: график по годам

С 1 марта 2025 года ЭТрН обязательна для перевозчиков с парком от 50 автомобилей и для всех юрлиц, использующих собственный транспорт в коммерческих перевозках. Порядок внедрения определён постановлением Правительства РФ от 22.11.2023 № 1965.

С 1 сентября 2025 года — для всех остальных грузоперевозчиков: ИП, ООО с любым количеством машин, если перевозки — ваш бизнес или вы возите грузы по заказам клиентов.

С 1 января 2026 года ЭТрН станет обязательной для международных перевозок на территории России.

Кого касается обязательная ЭТрН, а кого — нет

Обязаны оформлять ЭТрН все, кто выполняет грузоперевозки как вид деятельности: транспортные компании, ИП-перевозчики, курьерские службы. Если вы везёте товары клиентов или оказываете услуги перевозки — ЭТрН нужна.

Исключение — собственный транспорт для собственных нужд без коммерческих перевозок. Например, вы производите мебель и на своём грузовике везёте её на склад — ЭТрН пока не обязательна. Но если везёте мебель клиенту по договору поставки с доставкой, где перевозка выделена отдельной услугой, ЭТрН нужна.

Ещё не касается ЭТрН перевозка грузов весом до 100 кг в легковом автомобиле или на мотоцикле — это попадает под курьерскую доставку.

Что нужно для работы с ЭТрН: ЕНС, оператор, подпись

Чтобы начать оформлять ЭТрН, вам нужны три вещи. Первая — код единой национальной системы прослеживаемости (ЕНС). Получаете его на сайте ФНС через личный кабинет налогоплательщика, подаёте заявку, код приходит за несколько дней.

Вторая — договор с оператором электронного документооборота, аккредитованным для ЭТрН. Это могут быть «Калуга Астрал», «Тензор», «СБИС», «Контур» и другие — список операторов есть на сайте ФНС. Стоимость зависит от количества документов: небольшие компании платят за каждую накладную, крупные — абонентскую плату от нескольких тысяч рублей в месяц.

Третья — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) для подписания накладных. Если у вас уже есть ЭП для сдачи отчётности, проверьте её срок — возможно, подойдёт та же.

Как оформить ЭТрН: пошаговая инструкция

Заполняете ЭТрН в системе вашего оператора ЭДО перед отправкой груза. Указываете данные грузоотправителя (название, ИНН, код ЕНС), грузополучателя, перевозчика, описание груза (наименование, вес, количество мест), маршрут (адреса загрузки и разгрузки), реквизиты транспортного средства и водителя.

Подписываете накладную своей УКЭП. Отправляете документ перевозчику и грузополучателю через оператора. Они в свою очередь подписывают накладную при приёме груза и при доставке.

Водитель получает уникальный номер ЭТрН или QR-код. На дороге инспектор ГИБДД или транспортного контроля может проверить накладную по этому номеру — вводит его в систему и видит все данные.

Штрафы за отсутствие ЭТрН и ошибки в оформлении

За перевозку груза без ЭТрН, когда она обязательна, предусмотрен штраф: для ИП — от 5 до 10 тысяч рублей, для юрлиц — от 50 до 100 тысяч рублей. Штраф выписывают за каждый рейс, где не было накладной.

За ошибки в ЭТрН (неверные данные груза, отсутствие подписи одной из сторон, недостоверные сведения о транспорте) штраф меньше: для ИП — от 1 до 3 тысяч рублей, для юрлиц — от 20 до 30 тысяч рублей.

Если ваша компания перевозит грузы регулярно, проверьте текущий учёт транспортных операций — правильное оформление документов снижает риски. Разобраться в порядке перехода на ЭТрН и подготовить учётную систему поможет экспресс-аудит для компаний в сфере грузоперевозок.

Что делать прямо сейчас, если вы возите грузы

Если срок перехода на ЭТрН для вас — март или сентябрь 2025 года, начинайте подготовку сейчас. Получите код ЕНС на сайте ФНС. Выберите оператора ЭДО и заключите договор — настройка системы может занять несколько недель. Проверьте срок действия УКЭП, при необходимости продлите её в удостоверяющем центре.

Обучите сотрудников: водители должны знать, как показывать ЭТрН инспектору, диспетчеры — как оформлять накладную в системе. Проведите несколько тестовых перевозок с ЭТрН до наступления обязательного срока, чтобы отладить процесс.

Если у вас остались вопросы по переходу на ЭТрН или нужна помощь в настройке учёта, оставьте заявку через форму на сайте, по телефону или в Telegram — разберём вашу ситуацию и покажем, что нужно сделать.

Частые вопросы

Когда ЭТрН станет обязательной для ИП на грузоперевозках? С 1 марта 2025 года — если вы выполняете грузоперевозки по договорам или имеете соответствующий ОКВЭД. Если возите грузы только для собственных нужд (не по заказам клиентов), ЭТрН пока не обязательна.

Что такое код ЕНС и где его получить для ЭТрН? Код единой национальной системы прослеживаемости грузов выдаёт ФНС после регистрации на её портале. Нужен для идентификации грузоотправителя в системе ЭТрН. Подаёте заявку через личный кабинет налогоплательщика — код приходит в течение нескольких дней.