Чек-лист документов к проверке ФНС

Камеральная или выездная: почему список документов разный

Камеральная проверка идёт по декларации, которую вы уже сдали. Инспектор смотрит конкретный налог за конкретный период и запрашивает документы точечно — порядок и сроки описаны в ст. 88 НК РФ. По опыту экспресс-аудита, чаще всего по камералке просят документы по одной сделке: договор, счёт-фактуру и акт.

Выездная проверка охватывает весь учёт за три предыдущих года, правила — в ст. 89 НК РФ. Здесь готовить нужно не документ, а папку: первичку, регистры, кадровые дела. Критерии, по которым ФНС выбирает компании для выезда, опубликованы на сайте ведомства — низкая налоговая нагрузка, зарплата ниже среднеотраслевой, убытки несколько лет подряд.

Первичка: договоры, накладные, акты, счета-фактуры

Собираем по каждой крупной сделке за проверяемый период: договор с приложениями, накладную или УПД, акт выполненных работ, счёт-фактуру. Проверяем, что реквизиты совпадают в декларации и в документе — любое расхождение в сумме НДС уже повод для требования пояснить разрыв.

Кадровые документы и НДФЛ по сотрудникам

Трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, расчётные листки, 6-НДФЛ и РСВ за проверяемые периоды. Отдельно — договоры с самозанятыми и подрядчиками: если по факту человек работает как штатный сотрудник, инспектор переквалифицирует договор и досчитает НДФЛ и взносы.

Учётная политика и регистры бухучёта

Учётная политика должна быть утверждена приказом и соответствовать тому, что реально происходит в учёте: метод начисления амортизации, порядок списания материалов. Регистры — карточки счетов, обороты по субсчетам — должны биться с декларациями построчно.

Самопроверка учёта перед визитом инспектора

Прежде чем нести документы инспектору, стоит прогнать их через самостоятельную проверку: свести первичку с регистрами, сверить НДС по книгам покупок-продаж с декларацией, проверить начисления по зарплате. Такую сверку у нас делает экспресс-аудит — обычно за 2-3 дня находим расхождения, которые часто остаются незамеченными при обычном ведении учёта.

Что делать, если часть документов утеряна или не оформлена

Если акта или накладной нет — восстанавливаем с контрагентом дубликат, это законно и снимает часть риска. Если документа в принципе не было (например, устная договорённость без договора) — фиксируем операцию актом задним числом с пояснительной запиской, но готовимся, что инспектор может не принять её как первичку и доначислить налог.

Чек-лист: что собрать за 3 дня

День 1 — первичка по крупным сделкам и счета-фактуры. День 2 — кадровые документы и расчёты по НДФЛ и взносам. День 3 — учётная политика, регистры, сверка сумм с декларациями. Такой темп реален, если документы велись в течение года, а не восстанавливаются с нуля.

Если нужно проверить, готов ли учёт к визиту инспектора, оставьте заявку через форму на сайте, по телефону или в Telegram — разберём документы до того, как это сделает ФНС.

Частые вопросы

Сколько времени есть на подготовку документов к налоговой проверке? По требованию в рамках камеральной проверки — обычно 10 рабочих дней с даты получения требования. При выездной проверке документы часто просят предоставить в течение того же срока, но по факту инспектор находится у вас в офисе или запрашивает доступ к учётной базе, поэтому готовить всё нужно заранее, а не по факту требования.

Может ли ИП на УСН попасть под выездную проверку? Да. УСН не даёт защиты от выездной проверки — критерии отбора завязаны на суммы вычетов, долю расходов, зарплату ниже среднего по отрасли и разрывы по НДС у контрагентов, а не на систему налогообложения. Небольшой оборот снижает вероятность, но не исключает её полностью.